Truyền thông nội bộ là một trong những cụm từ được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm ở thời điểm hiện tại. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Tại sao nó lại có sức hút như vậy? Làm sao để truyền thông nội bộ hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm sáng tỏ điều đó.
Truyền thông nội bộ là gì?
Đầu tiên, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về khái niệm của truyền thông nội bộ. Hiểu đơn giản, đây là công tác truyền đạt thông tin giữa các phòng ban trong một tổ chức với nhau, có thể là trong một doanh nghiệp hay một tổ chức phi lợi nhuận nào đó. Quy trình này đòi hỏi sự tham gia từ khắp các cấp và đơn vị trong tổ chức doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nào?
Đây luôn là vấn đề gây ra những tranh cãi của phòng PR và phòng Nhân sự. Bởi cả 2 bộ phận này đề có những đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ. Phòng PR chắc chắn là phòng có chuyên môn về truyền thông nhất, đây cùng là phòng có chuyên môn về việc thúc đẩy công tác truyền thông để nó có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, một vấn đề gây ra tranh cãi đó là mặc dù không có đầy đủ những chuyên môn về truyền thông phòng PR tuy nhiên phòng Nhân sự lại là nơi quản lý thông tin của tất cả thành viên trong tổ chức, là nơi nắm giữ những cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy cuối cùng nhiệm vụ truyền thông nội bộ thuộc về bên nào?
Theo kết quả của các cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng, đến 53% các người được khảo sát đã cho rằng truyền thông nội bộ là một trong những nhiệm vụ của công tác quản lý nhân sự và là một chiến dịch nhân sự.
Có lẽ đây chính là sự thật, bởi nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận nhân sự vẫn là lấy nhân viên là cốt lõi. Với bộ phận PR thì khác, đôi khi với những nhân viên thuộc bộ phận này sẽ khá lạ lẫm với tiếng nói của những nhân viên, hành động trong tổ chức.
Để làm tốt công tác truyền thông nội bộ của mình, các tổ chức nên có một người chịu trách nhiệm chính trong công việc này. Nhân viên này chắc chắn phải là một người có những sự hiểu biết thật sâu về tổ chức, biết được những vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp của mình. Và đây cũng là một người có tiếng nói, có sự ảnh hưởng đối với tất cả nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.
>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí năm 2023
Những sai lầm về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là văn hóa của doanh nghiệp
Chúng ta cần phải phân biệt được rõ sự khác nhau giữa truyền thông nội bộ và văn hóa của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp là tài sản, là tinh hoa và hình ảnh của doanh nghiệp. Những nhân viên chính là những người góp phần thể hiện lên những nét văn hóa đó. Còn truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt những văn hóa đó đến với nhân viên, và giúp nhân viên duy trì nó.
Truyền thông nội bộ và PR in-house là một
PR in-house được hiểu như là đội ngũ PR của doanh nghiệp. PR in-house được sử dụng để có thể phân biệt được đội ngũ PR của doanh nghiệp với những công ty hay team PR từ bên ngoài. Và truyền thông nội bộ chính là một phần trong tất cả các công việc của đội PR in-house.
Không rõ ràng giữa truyền thông nội bộ với các hoạt động quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là bao gồm các công việc như tuyển dụng, quản lý dữ liệu, ứng viên và nhân viên trong tổ chức, các kế hoạch đào tạo nhân viên, quản lý văn phòng phẩm,… Khác với quản lý nhân sự, truyền thông nội bộ là việc xây dựng các chiến lượt truyền thông trong doanh nghiệp để tạo ra sự gắn kết của các nhân viên với nhau, tổ chức các sự kiện, các ấn phẩm được lưu hành trong nội bộ. Hiểu đơn giản, quản lý nhân sự là chiêu mộ nhân viên và quản lý nhân viên còn truyền thông nội bộ là truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.
Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên.
Tất nhiên, để truyền thông nội bộ tốt thì những sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên là không thể thiếu, tuy nhiên đó chỉ là một phần trong quá trình truyền thông nội bộ. Ngoài ra những kỹ năng về giao tiếp hay các kỹ năng mềm về mối quan hệ sẽ giúp là những phương án tạo ra rất nhiều lợi ích và phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.
Những điểm cần lưu ý trong truyền thông nội bộ
Lắng nghe nhân viên
Có một cách để giúp tăng tỷ lệ của các chương trình truyền thông nội bộ của bạn đó là hãy biết cách lắng nghe. Hãy lắng nghe, gần gũi với nhân viên của mình. Bạn có thể tạo ra những câu chuyện ngoài giờ làm việc để có thể xóa mờ khoảng cách với nhân viên với nhau. Thêm vào đó việc lắng nghe sẽ giúp nhân viên có thái độ tích cực hơn với việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, góp phần vào sự phát triển của toàn công ty.
Xác định đúng kênh truyền thông
Ngoài mục tiêu và nội dung truyền thông, xác định đúng kênh truyền thông cũng là một quyết định có tầm quan trọng không kém. Để có thể tối ưu được hiệu quả truyền thông, bạn cần phải xác định được đúng kênh truyền thông của mình. Ngoài các kênh như website hay Cổng thông tin của Doanh nghiệp, bạn cần phải tìm hiểu thêm những kênh truyền thông bên ngoài giúp nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận và đón nhận một cách nhanh chóng.
Gặp mặt trực tiếp là một trong những cách khá tốt mà bạn có thể lựa chọn. Bởi khi gặp trực tiếp chúng ta sẽ tạo ra được sự kết nối tốt hơn cho đội nhóm của mình, và gặp trực tiếp cũng giúp giảm được rủi ro sai lệch trong tiếp nhận thông tin và giúp nhân viên cảm nhận được rõ thái độ của mình hơn.
Công khai các mục tiêu chung
Công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp rất quan trọng trong việc tạo ra động lực cho cho nhân viên. Mỗi nhân viên trong công ty cần phải thấy được mục tiêu của mình và những người khác, từ đó mới có thể tăng được tính tương tác giữa các nhân viên với nhau, cùng nhau phấn đấu để tạo ra giá trị cho công ty.
Tăng tương tác hai chiều
Truyền thông nội bộ là công việc không chỉ để các nhân viên có thể gắn kết với nhau, mà đây còn là công cụ để các nhà lãnh đọa có thể khai thác được những thông tin, thấy hiểu được những tâm tình của nhân viên mình. Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp có hiệu quả được thể hiện qua sự giao tiếp, tương tác hai chiều giữa các nhà lãnh đạo và nhân viên của mình.
Đặc biết với bối cảnh công nghệ thông tin đang phát triển như hiện nay, mạng xã hội sẽ giúp giảm được thời gian tương tác trong doanh nghiệp. Qua đó các nhà quản trị có cơ hội nhiều hơn trong việc tìm hiểu và điều chỉnh các hoạt động phù hợp với sự phát triển chung.
>> Đọc thêm: Top 4 phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí năm 2023
Một số phương tiện hiệu quả khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Xây dựng kênh truyền thông cho smartphone
Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay đặc biệt là smartphone, các công ty nên chú trong đến việc phát triển thêm các kênh truyền thông để giúp nhân viên có thể tiếp cận nhanh chóng thông qua smartphone. Đặc biệt với thói quen sử dụng điện thoại thường xuyên thì việc phát triển một kênh truyền thông qua điện thoại thông minh sẽ giúp nhân viên có thể tiếp cận thông tin ở bất cứ đâu, tại bất cứ thời điểm nào và hiệu quả của các chương trình truyền thông nội bộ của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.
Sử dụng các video
Các video thường sẽ rất thu hút đối với người xem, đây cũng là một nơi để bạn có thể truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả. Sẽ rất khó nếu tìm được phương tiện truyền thông nào tốt hơn video ở hiện tại. Bạn có thể sử dụng video để thay cho những thông tin ở dạng văn bản nhàm chán để tăng tính thú vị cho các thông điệp truyền thông nội bộ của mình.
Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến
Nhân viên không còn bắt buộc lúc nào cũng phải tham gia những chuyến công tác dài ngày hay những cuộc họp để cập nhật thông tin nữa. Thay vào đó, chính là những cuộc họp và hội nghị trên các công cụ trực tuyến. Đây chính là một trong những cách để bạn có thể tiết kiệm được chi phí cho truyền thông và đảm bảo được thông điệp chính xác được truyền đi.
Một số công cụ trực tuyến mà bạn có thể tham khảo như Skype, Google meet hay Zoom.
Sử dụng mạng xã hội nội bộ
Có lẽ bạn sẽ khá bất ngờ vì không biết mạng xã hội thì có lợi ích gì ở nơi làm việc? nhưng những mạng xã hội tại nơi làm việc như Slack, Facebook Workplace lại là những nơi rất hiệu quả để nhân viên có thể giao tiếp, tương tác với nhau tại nơi làm việc thay phải ngồi cả ngày trời để đợi từng email.
Tổ chức sự kiện nội bộ
Ngoài các cách truyền thông truyền thống, truyền miệng là một trong những cách thông báo tin tức nhanh chóng và khá hiệu quả. Tuy nhiên nếu như nhân viên trong doanh nghiệp không biết nhau thì thông tin sẽ không tin lan truyền được, đây chính là mấu chốt. Các nhân viên trong nội bộ cần tương tác, giao lưu với nhau để làm cho thông tin được lan truyền. Một bữa tiệc, một chuyến du lịch hay một buổi hẹn đi ăn với nhau sau giờ làm việc có thể là tất cả những gì bạn cần để tạo ra cơ hội cho nhân viên mình có thể tương tác, gắn kết với nhau hơn.
Trên đây là một số thông tin cần thiết về truyền thông nội bộ. Một tập thể mạnh là một tập thể gắn kết, đoàn kết với nhau. Còn chần chừ gì nữa mà không xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ ngay cho tổ chức của mình thôi nào. Chúc bạn thành công với những dự định sắp tới của mình.
>> Xem thêm: Phần mềm giao việc – Top 5 phần mềm giao việc miễn phí hiện nay
